ForeAmmatti – Tietosuojaseloste

30.9.2021 alkaen

1. Yleistä

Palveluidemme tarjoaminen edellyttää, että keräämme ja käsittelemme joitakin sinua koskevia henkilötietoja. Arvostamme kuitenkin yksityisyyttäsi! Niinpä olemme sitoutuneet suojaamaan sitä ja noudattamaan kaikkea henkilötietojen käsittelyyn sovellettavaa lainsäädäntöä. Tämä asiakirja sisältää yleiskuvauksen siitä, mitä henkilötietoja keräämme, millä periaattein sitä käsittelemme, sekä mitä oikeuksia ja vaikuttamismahdollisuuksia sinulla on henkilötietojasi koskien.

Foredata Oy käsittelee sinua koskevaa henkilötietoa tämän asiakirjan ja sovellettavan lainsäädännön mukaisesti, joten pyydämme sinua tutustumaan niihin huolellisesti. Saatamme myös tehdä päivityksiä tähän asiakirjaan toimintamme kehittyessä tai lainsäädännön muuttuessa, joten pyydämme sinua käymään tällä sivulla aika ajoin.

2. Henkilötiedot

Foredata Oy menettelee tietosuojalain edellyttämällä tavalla henkilötietojen käsittelyssä ja rekisteröinnissä. Tiettyjen Foredata Oy:n tarjoamien verkkopalveluiden käyttö on mahdollista vain rekisteröitymällä palvelun käyttäjäksi. Rekisteröitymällä verkkopalvelun käyttäjäksi käyttäjän antamat henkilötiedot tallennetaan Foredata Oy:n asiakas-, toimittaja- ja markkinointirekisteriin. Foredata Oy käsittelee käyttäjiin liittyviä tietosuoja-asetuksen (2016/679) tarkoittamia mahdollisia arkaluonteisia henkilötietoja ainoastaan käyttäjän suostumuksella työ- ja toimintakyvyn itsearvion (Kykyviisari) osalta. Muilta osin Foredata Oy ei kerää eikä käsittele käyttäjiin liittyviä arkaluonteisia henkilötietoja.

Foredata Oy käyttää asiakas-, toimittaja- ja markkinointirekisterin nimi- ja osoitetietoja asiakassuhteen ylläpitoon sekä muihin vastaaviin Foredata Oy:n verkkopalveluihin liittyviin tarkoituksiin. Käyttäjä antaa nimenomaisen suostumuksensa siihen, että Foredata Oy voi käyttää asiakas-, toimittaja- ja markkinointirekisterin sisältämiä henkilötietoja suoramarkkinointitarkoituksiin. Käyttäjä voi milloin tahansa estää henkilötietojensa käytön ilmoittamalla siitä Foredata Oy:n asiakaspalveluun.

Tiettyjen Foredata Oy:n tarjoamien verkkopalveluiden käyttö on mahdollista vain kolmannen osapuolen kautta mm. muutosturvatilanteissa sekä silloin, kun kolmas osapuoli toteuttaa viranomaistoimintaa sen nojalla, mitä on säädetty kuntalaissa, laissa kuntouttavasta työtoiminnasta ja laissa työllistymistä edistävästä monialaisesta yhteispalvelusta. Kolmannelle osapuolelle muodostuu tällöin oma rekisteri, jota kolmas osapuoli käsittelee oman rekisteriselosteensa perusteella.

Seloste henkilötietojen käsittelytoimista on nähtävissä Foredata Oy:n Foredata.fi- ja ForeAmmatti.fi-verkkopalveluissa sekä Foredata Oy:n toimistossa osoitteessa Kässäläntie 30, Sastamala. Käyttäjä voi käyttää tarkastusoikeuttaan lähettämällä kirjallisen ja allekirjoitetun tarkastusoikeuspyynnön Foredata Oy:n henkilötietorekisterivastaavalle, Jari Järvinen, Kässäläntie 30, 38200 Sastamala.

3. Tietoturva

Foredata Oy järjestää palvelunsa tietoturvan yleisesti hyväksyttävällä tavalla ja tehokkaasti ja pyrkii asianmukaisin teknisin ratkaisuin estämään asiattomien pääsyn tietojärjestelmiinsä.

Käyttäjä on tietoinen, että verkkoympäristö ja verkkopalvelut eivät ole täysin tietoturvallisia. Käyttäjä vastaa omien tietojärjestelmiensä tietoturvan asianmukaisesta hoitamisesta.

4. Mitä tarkoituksia varten henkilötietoja kerätään ja käsitellään?

Keräämme, säilytämme ja käsittelemme sinua koskevia henkilötietoja vain ennalta määriteltyihin tarkoituksiin. Emme käsittele henkilötietojasi määritellyn tarkoituksen kannalta yhteensopimattomalla tavalla.

Käyttötarkoitukset ovat:

  • Palveluidemme tarjoaminen, kehittäminen ja toimittaminen sekä näihin liittyvä asiakkuuden hallinta, laskutus, perintä, vika- ja häiriötilanteiden korjaaminen ja muut näihin liittyvät toimet.
  • Sopimusvelvoitteidemme toteuttaminen.
  • Asiakastyytyväisyyden mittaaminen, markkinoinnin ja palveluiden kohdentaminen, markkinoinnin analysoiminen ja suoramarkkinointi sovellettavan lain sallimissa rajoissa.
  • Asiakasviestintä ja yhteydenottopyyntöihin vastaaminen.
  • Palveluidemme kohdentaminen sinulle.

5. Mitä henkilötietoja minusta kerätään ja mistä lähteistä?

Saamme keräämämme henkilötiedot asiakkaalta itseltään palvelujen käytön yhteydessä. Lisäksi keräämme henkilötietojasi evästeiden ja muiden vastaavien tekniikoiden avulla, kun käytät palveluitamme. Evästeiden ja vastaavien tekniikoiden käytöstä saat lisätietoa Tietosuojaselosteen kohdasta 13 sekä Evästekäytännöt-sivulta. Palveluidemme käytön yhteydessä myös syntyy uusia tietoja, joita käsittelemme ja tallennamme tämän asiakirjan mukaisesti.

Keräämme ja käsittelemme seuraavia tietoja:

  • Yritysasiakkaista: y-tunnus, osoite ja muut yhteystiedot, yhteyshenkilöiden nimet ja perustiedot.
  • Yksityisasiakkaista: Nimi, osoite ja muut yhteystiedot.
  • Kaikista asiakkaista asiakassuhdetta koskevat tiedot: tiedot tilatuista palveluista, palveluiden käyttötiedot, mahdolliset laskutustiedot, asiakaspalautteet, yhteydenotot ja peruutustiedot.
  • Kaikista asiakkaista: suoramarkkinointikiellot ja -luvat.

Laskutusta varten säilytettäviä ja käsiteltäviä tunnistamistietoja ovat esim. palvelun kesto ja alkamisajankohta sekä muut sen kaltaiset tiedot ja tunnisteet, kuten käyttäjätunnukset. Laskutusta varten tunnistamistietoja voidaan säilyttää ja käsitellä niin kauan kuin lasku voidaan laillisesti periä, tai jos lasku on asiakkaan toimesta riitautettu, siihen saakka, kun asia on ratkaistu tai sovittu.

Palveluiden toteuttamista ja kehittämistä varten käsiteltäviä tunnistamistietoja ovat esim. päätelaitteen tyyppi ja sijainti, yhteyden kesto ja alkamisajankohta sekä muut sen kaltaiset tiedot ja tunnisteet, kuten käyttäjätunnukset. Palveluiden toteuttamista ja kehittämistä varten tunnistamistietoja voidaan käsitellä koko sopimussuhteen ajan.

Keräämme evästeiden avulla palveluiden käytöstä havainnoituja tietoja, jotta voimme kehittää palveluitamme, liiketoimintaamme ja kohdentaa markkinointiviestintää. Keräämme tietoja esimerkiksi verkkosivustolla kävijöistä, jotta ymmärtäisimme paremmin, miten kävijät sivustoamme käyttävät ja millainen sisältö sekä tekniset ratkaisut heitä palvelevat parhaiten. Kävijätietojen analysointi auttaa meitä kehittämään sivustoamme entistä palvelevammaksi. Käytämme tietoja myös markkinoinnin ja myynnin kohdentamiseen.

Foredata Oy käsittelee käyttäjiin liittyviä tietosuoja-asetuksen (2016/679) tarkoittamia mahdollisia arkaluonteisia henkilötietoja ainoastaan käyttäjän suostumuksella työ- ja toimintakyvyn itsearvion (Kykyviisari) osalta. Muilta osin Foredata Oy ei kerää eikä käsittele käyttäjiin liittyviä arkaluonteisia henkilötietoja.

6. Millä perusteella henkilötietoja käsitellään?

Huolehdimme siitä, että meillä on aina lain edellyttämä peruste henkilötietojesi käsittelemiselle. Saatamme käsitellä henkilötietojasi usealla eri perusteella.

Kun olet asiakkaanamme, käsittelemme henkilötietojasi sopimuksen täytäntöönpanemiseksi ja valmistelemiseksi. Lisäksi saatamme käsitellä tietoja lakisääteisten ja oikeudellisten velvoitteiden täyttämiseksi. Voimme myös käsitellä henkilötietojasi palveluidemme tietoturvasta huolehtimiseksi ja väärinkäytösten selvittämiseksi.

Käsittelemme myös henkilötietojasi oikeutetun etumme nojalla, joka on palveluidemme tarjoaminen ja liiketoimintamme harjoittaminen ja kehittäminen sekä näihin liittyvä markkinoinnin ja myynnin kohdentaminen.

Joitakin henkilötietoja saatamme käsitellä myös suostumuksesi nojalla niihin tarkoituksiin, joihin olet suostumuksesi antanut.

7. Kuka käsittelee tietojani ja luovutetaanko niitä kolmansille osapuolille?

Pääsääntöisesti henkilötietojasi käsittelee vain yrityksemme henkilöstöön kuuluvat henkilöt tehtäviään suorittaessaan.

Mikäli olet ottanut palvelumme osioita käyttöösi kolmannelta osapuolelta asiakas- tai jäsenetuna, julkisen hallinnon toimesta tai muulla vastaavalla tavalla, ja siten solmit sopimuksen kolmannen osapuolen kanssa, sinulla on mahdollisuus asettaa tietojasi näkymään kolmansille osapuolille. Tällöin kolmannelle osapuolelle muodostuu oma rekisteri. Näissä tapauksissa kolmas osapuoli toimii rekisterinpitäjänä ja Foredata Oy henkilötietojen käsittelijänä.

Palvelun käytöstä tai käyttämättömyydestä voidaan raportoida kolmannelle osapuolelle käyttäjäkohtaisesti ja kolmas osapuoli voi käyttää raporttia avuksi omien palvelujensa kohdistamisessa.

Kolmas osapuoli saattaa käsitellä henkilötietojasi myös suostumuksesi nojalla niihin tarkoituksiin, joihin olet suostumuksesi antanut.

Tietojasi saatetaan jossain tapauksessa suostumuksellasi asettaa näkymään luottamuksellisesti alihankkijoillemme, jotka käsittelevät henkilötietoja kirjallisen toimeksiantosopimuksen nojalla. Alihankkijamme käsittelevät henkilötietoja sovitulla tavalla, kirjallisten ohjeidemme mukaisesti ja vain niiden tarkoitusten edistämiseksi, joita on tässä asiakirjassa mainittu.

Saatamme myös lain sallimissa rajoissa luovuttaa henkilötietoja oikeuskäsittelyyn liittyen, viranomaisen pyynnöstä taikka tuomioistuimen määräyksestä esimerkiksi väärinkäytösten, petosten tai tekijänoikeusloukkausten selvittämiseksi.

Henkilötietoja saatetaan myös luovuttaa, mikäli olemme osallisena yritys- tai liiketoimintakaupassa tai muussa yritysjärjestelyssä.

Saatamme myös luovuttaa tietoa tunnistamattomassa muodossa (anonymisoituna) tai tilastollista tietoa, jota ei ole mahdollista yhdistää sinuun. Mikäli tällainen tieto ei enää ole katsottavissa henkilötiedoksi, saatamme luovuttaa tietoa kolmansille osapuolille myös muuta tarkoitusta varten.

Foredata Oy luovuttaa anonymisoituna Kykyviisarin kehittäjätaholle (Työterveyslaitos) tietoa Kykyviisarin vastauksista tutkimustoimintaan.

Käytämme myös kolmannen osapuolen evästeitä ja muita vastaavia tekniikoita, kuten pikseleitä, jotka auttavat meitä analysoimaan ja ymmärtämään, mistä saavut sivustollemme ja miten käytät verkkosivustoamme. Kerätyn tiedon pohjalta pystymme kehittämään palveluamme ja sen sisältöjä asiakkaitamme paremmin palveleviksi sekä parantamaan sivustomme käyttökokemusta. Saatamme käyttää tietoja myös myynnin ja markkinoinnin kohdentamiseen. Nämä evästeet tallennetaan selaimeesi vain suostumuksellasi. Sinulla on myös mahdollisuus kieltäytyä näistä evästeistä. Joidenkin evästeiden käytöstä kieltäytyminen voi kuitenkin vaikuttaa selauskokemukseesi.

Välitämme yksityisyydestäsi ja teemme ahkerasti töitä pitääksemme evästekäytäntömme ajan tasalla. Tämän vuoksi evästekäytäntöjen sisältö saattaa muuttua ajoittain. Lue lisää evästekäytännöistämme. Tietosuojaseloste ja evästekäytäntömme eivät kata muiden yritysten tai yhteisöjen sivustoja, vaikka sivuiltamme niihin linkitetään.

8. Luovutetaanko tietojani EU:n ulkopuolelle?

Siirrämme henkilötietoja EU:n/ETA:n ulkopuolelle osana toimintaamme. Henkilötietoja siirtäessämme varmistamme, että kyseiset tiedot on suojattu asianmukaisesti ja kulloinkin voimassa olevan tietosuojalainsäädännön vaatimalla tavalla käyttämällä EU-komission mallisopimuslausekkeita. 

(Huom! Yo. koskee Foredata Oy:n asiakas-, toimittaja- ja markkinointirekisteriä. Toisin sanoen Foredata Oy:n omaa rekisteriä eli tilannetta, missä me toimimme rekisterinpitäjän roolissa. Toimiessamme henkilötietojen käsittelijän roolissa omille asiakasorganisaatioillemme olemme sitoutuneet siihen, että emme siirrä asiakasorganisaatioidemme rekistereissä olevia tietoa EU/ETA-alueen ulkopuolelle.) 

9. Kauanko henkilötietojani säilytetään?

Emme säilytä henkilötietojasi pidempään kuin on tarpeellista niiden käyttötarkoitukselle tai kuin sopimus tai laki vaatii. Henkilötietojen säilytysajat voivat kuitenkin vaihdella käyttötarkoituksesta ja tilanteesta riippuen. Tietojen säilyttämisajat saattavat perustua myös lainsäädäntöön, kuten kirjanpitolakiin. Pyrimme tarvittaessa myös päivittämään tietojasi.

10. Miten tietojani säilytetään ja suojataan?

Tietojasi säilytetään asianmukaisesti suojattuna alan yleisten käytäntöjen mukaisesti. Henkilötietoja säilytetään vain sähköisinä tietoina ja tiedot ovat omassa sisäisessä järjestelmässämme tallennettuina. Järjestelmä on suojattu usein erilaisin suojausmenetelmin. Tietoja pääsevät käyttämään vain yhtiömme työntekijät henkilökohtaisella käyttäjätunnuksellaan ja vain siltä osin kuin heillä on tarve saada työtehtäviänsä varten tietoja rekisteristä. Toimitilamme ovat myös turvalliset ja lukitut.

11. Tietojen antamisen pakollisuus ja antamatta jättämisen seuraukset?

Henkilötietojen antaminen ei ole pakollista, mutta jos et anna henkilötietoja tai salli niiden käsittelyä, emme todennäköisesti pysty palvelemaan sinua ja täyttämään toimintamme tarkoitusta.

12. Käytetäänkö verkkosivulla evästeitä ja mitä ne ovat?

Käytämme evästeitä verkkosivuillamme, jotta voisimme tarjota parhaan mahdollisen käyttäjäkokemuksen sivuston kävijälle. Evästeet ovat lyhyitä tekstitiedostoja, jotka verkkopalvelin tallentaa käyttäjän päätelaitteelle. Evästeet antavat meille tietoa siitä, miten käyttäjät käyttävät verkkosivustoamme.

Käytämme myös kolmannen osapuolen evästeitä ja muita vastaavia tekniikoita, kuten pikseleitä, jotka auttavat meitä analysoimaan ja ymmärtämään, mistä saavut sivustollemme ja miten käytät verkkosivustoamme. Kerätyn tiedon pohjalta pystymme kehittämään palveluamme ja sen sisältöjä asiakkaitamme paremmin palveleviksi sekä parantamaan sivustomme käyttökokemusta. Saatamme käyttää tietoja myös myynnin ja markkinoinnin kohdentamiseen. Käyttäjän suostumus on pakollinen ennen näiden evästeiden suorittamista verkkosivustollamme. Huomaathan, että evästeiden estäminen saattaa rajoittaa verkkosivustomme toimivuutta. Tutustu tarkemmin evästekäytäntöihimme.

13. Millaisia oikeuksia ja vaikutusmahdollisuuksia minulla on?

a) Suostumuksen peruuttaminen

Mikäli käsittelemme tietojasi suostumuksesi perusteella, voit milloin tahansa peruuttaa suostumuksen ilmoittamalla siitä meille, esimerkiksi lähettämällä sähköpostia osoitteeseen tuki@foredata.fi.

b) Pääsy tietoihin

Sinulla on oikeus saada meiltä vahvistus siitä, käsittelemmekö sinua koskevia henkilötietoja sekä saada tietää mitä sinua koskevia henkilötietoja käsittelemme. Lisäksi sinulla on oikeus saada täydentäviä tietoja henkilötietojesi käsittelyn perusteista.

Sinulla on oikeus saada tietää, mitä tietoja sinusta on tallennettu kolmannen osapuolen rekisteriin.

c) Oikeus saada virheet korjatuksi

Sinulla on oikeus pyytää, että korjaamme sinua koskevat virheelliset tai vanhentuneet taikka muuten puutteelliset henkilötiedot.

Sinulla on oikeus pyytää, että kolmas osapuoli korjaa sinua koskevat virheelliset tai vanhentuneet taikka muuten puutteelliset henkilötiedot.

d) Oikeus kieltää suoramarkkinointi

Voit kieltää henkilötietojesi käsittelyn suoramarkkinointitarkoituksia varten lähettämällä sähköpostia osoitteeseen tuki@foredata.fi.

e) Oikeus vastustaa käsittelyä

Mikäli käsittelemme henkilötietojasi yleisen edun taikka oikeutetun etumme perusteella, sinulla on oikeus vastustaa sinua koskevien henkilötietojen käsittelyä siltä osin, kuin käsittelylle ei ole olemassa sellaista huomattavaa syytä, joka syrjäyttäisi sinun oikeutesi taikka käsittely ei ole tarpeen oikeudellisen vaateen hoitamiseksi. Huomaathan, että tässä tilanteessa emme todennäköisesti pysty palvelemaan enää sinua.

f) Oikeus rajoittaa käsittelyä

Sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus vaatia, että rajoitamme henkilötietojesi käsittelyä.

g) Oikeus saada tiedot siirretyksi

Mikäli olemme käsitelleet tietojasi suostumuksesi perusteella tai sopimuksen täyttämiseksi, sinulla on oikeus saada meille sähköisesti toimittamasi tiedot yleisesti käytetyssä muodossa, jotta tiedot voitaisiin siirtää toiselle palveluntarjoajalle.

14. Miten voin toteuttaa oikeuteni?

Voit toteuttaa edellä kuvatut oikeutesi ottamalla meihin yhteyttä esimerkiksi lähettämällä sähköpostia osoitteeseen tuki@foredata.fi. Mikäli sinulla on käyttäjätunnukset johonkin palveluumme, pyydämme sinua lähettämään sähköpostin tästä käyttäjätunnuksesi sähköpostiosoitteesta. Muussa tapauksessa pyydämme sinua mainitsemaan nimesi, osoitteesi ja puhelinnumerosi sekä liittämään viestiisi passi-, ajokortti- tai muun henkilötodistuskopion. Toimimme näin, jotta voimme varmistaa henkilöllisyytesi. Mikäli katsot, että henkilötietojesi käsittely ei ole lainmukaista, voit myös tehdä valituksen toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle.

15. Voidaanko tätä asiakirjaa päivittää?

Saatamme tehdä päivityksiä tähän asiakirjaan toimintamme tai tietosuojaperiaatteidemme muuttuessa. Päivitykset voivat tulla ajankohtaisiksi myös lainsäädännön muuttuessa. Muutokset tulevat voimaan, kun olemme julkaisseet päivitetyn asiakirjan. Pyydämmekin sinua siitä syystä tutustumaan tämän asiakirjan sisältöön säännöllisin väliajoin.

16. Mihin voin ottaa yhteyttä tietosuoja-asioissa?

Yhteystiedot:
Foredata Oy
Y-tunnus: 2089145-3
Kässäläntie 30
38200 Sastamala
+358 50 569 7786
tuki@foredata.fi

Vastaava henkilö
toimitusjohtaja Jari Järvinen
+358 50 569 7786

17. Rekisterin nimi

Foredata Oy:n asiakas-, toimittaja- ja markkinointirekisteri. ForeAmmatti.fi on Foredata Oy:n verkkopalvelu.

18. Rekisterinpitäjä

Foredata Oy
Y-tunnus: 2089145-3
Kässäläntie 30, 38200 Sastamala
+358 50 569 7786

19. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Jari Järvinen

20. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Yrityksen asiakastietojen hallinta, markkinointi, laskutuksen seuranta ja asiakkaiden palvelutilausten hallinta ja ylläpito.

21. Rekisterin tietosisältö

Asiakkaan tiedot:

Yritysasiakkaista: y-tunnus, osoite ja muut yhteystiedot, yhteyshenkilöiden nimet ja perustiedot.

Yksityisasiakkaista: Nimi, osoite ja muut yhteystiedot.

Kaikista asiakkaista: tiedot tilatuista palveluista, palveluiden käyttötiedot, mahdolliset laskutustiedot, asiakaspalautteet, yhteydenotot ja peruutustiedot sekä tiedot mahdollisista markkinointikielloista.

Lisäksi rekisterin tietosisältöjä voivat olla käyttäjän itse syöttämät tiedot.

22. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään eri yhteyksissä, kuten palvelutilausten yhteydessä.

Foredata Oy huolehtii säännöllisesti rekisterin päivittämisestä ja tarpeettomien tietojen poistamisesta rekisteristä.

23. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Foredata Oy voi luovuttaa tietoja toimivaltaisille viranomaisille esimerkiksi väärinkäytösten selvittämiseksi.

24. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Siirrämme henkilötietoja EU:n/ETA:n ulkopuolelle osana toimintaamme. Henkilötietoja siirtäessämme varmistamme, että kyseiset tiedot on suojattu asianmukaisesti ja kulloinkin voimassa olevan tietosuojalainsäädännön vaatimalla tavalla käyttämällä EU-komission mallisopimuslausekkeita.

25. Rekisterin suojauksen periaatteet

a) Manuaalinen aineisto

Ei manuaalista aineistoa käytössä.

b) ATK:lla käsiteltävät tiedot

Henkilötietoja ovat oikeutettuja käyttämään vain ne Foredata Oy:n henkilöt, joilla on työtehtäviensä puolesta siihen oikeus. Tiedot ovat suojattu tarpeellisin teknisin keinoin, kuten mm. ohjelmistollisesti, palomuurein ja salasanoin.

26. Rekisteröidyn kielto-, tarkastus- ja korjausoikeus

Rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus kieltää häntä koskevien tietojen käsittely ja luovuttaminen suoramarkkinointia varten ottamalla yhteys rekisterinpitäjään.

Rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus tarkastaa, mitä tietoja hänestä on rekisteriin talletettu ja oikeus vaatia virheellisten tietojen korjaamista ottamalla yhteys rekisterinpitäjään.